AIOを続ける歯科医院の月次点検。毎月見る項目と、変更時に見る項目

先に結論：時期を分けて点検する

この記事は、医院情報を一度整えたあと、正しい状態を院内でどう保つかを決めたい院長・事務長のためのものです。

すべての掲載先を毎月見直す必要はありません。毎月見る項目、3か月ごとに見る項目、変更が決まったときに見る項目を分けると、点検の負担を小さくできます。

進め方は5つです。

1. 点検の時期ごとに、見る項目と担当を決める
2. 月1回、基準表を最新にしてから、公式サイトとGoogleビジネスプロフィールを患者が見る画面で照らし合わせる
3. Googleから届く公開前の編集の提案は、月1回の点検を待たず、届いたときに確かめる
4. 結果を「一致」「相違」「未確認」で記録し、相違と未確認に担当と期限を決める
5. 承認待ちの原稿や作業にかかった時間を振り返り、続けられない工程を見直す

この点検で分かるのは、公開されている医院情報が基準表とそろっているかどうかです。AIの回答で医院がどう紹介されるか、検索で何番目に表示されるかは分かりません。

記事末でご案内している無料レポートは、公開されている掲載情報を媒体ごとに照らし合わせるものです。AIの回答を調べるものや、毎月の点検を代行するものではありません。

点検の時期と見る項目

次の表は、時期ごとに見る項目と、詳しい手順を扱う記事をまとめたものです。時期は、各記事で示した説明用のモデルとそろえています。

医院の体制に合わせて変えてください。

この記事で参照したGoogleのヘルプには、点検の頻度の決まりは書かれていません。「月1回」「3か月に1回」は、院内で続けやすい目安として示した例です。

変更が決まったときの作業は、月1回の点検日を待たずに行います。診療時間を変える日に間に合わないと、患者が見る情報が古いまま残るためです。

Googleによる変更は通知で確かめる

Googleビジネスプロフィールの情報は、院内で変えていなくても、Googleによって変更されることがあります。Googleのヘルプでは、変更の扱いが次のように示されています。

• すでに反映された変更：プロフィールの上部に通知が表示される。編集画面では、Googleによって変更された情報が青で示される
• 公開前に届く編集の提案：通知が届いてから4日以内に承認または拒否するよう案内されている
• 4日以内に対応しなかった提案：ビジネスのウェブサイトなど、一般公開されているほかの情報で裏付けられる更新は、自動的に公開されることがある

公開前の提案には4日以内の対応が求められるため、月1回の点検を待たず、通知を受け取る人が届いたときに確かめます。

基準表と違う提案は拒否し、すでに反映された変更が基準表と違えば、基準表の内容に直します。

Googleによる変更の承認は、オーナーと管理者のどちらもできます。通知を誰が受け取り、誰が対応するかを担当表に書いておきます。

出典：Google ビジネス プロフィール ヘルプ「ビジネス プロフィールに対する Google による変更を管理する」、Google ビジネス プロフィール ヘルプ「ビジネス プロフィールのオーナーと管理者を管理する」

月1回の点検の手順

月1回の点検は、基準表を最新にしてから始めます。基準表は、院長または事務長が今の運用を確かめて決めた、正しい医院情報の一覧です。

作り方は「掲載情報の確認ガイド」で扱っています。

1. 前回の点検から変わった運用（診療時間・休診日・予約方法・電話番号）がないかを院長または事務長が確かめ、変わっていれば基準表を先に直す
2. 翌月までの祝日・臨時の休診が、Googleビジネスプロフィールで設定されているかを確かめる
3. 公式サイトとGoogleビジネスプロフィールを、管理画面ではなく患者が見る画面で開き、基準表と照らし合わせる
4. プロフィールの編集画面で、青で示されたGoogleによる変更がないかを確かめる
5. カテゴリ・予約リンク・写真・投稿を確かめ、終わった案内の投稿が残っていれば削除する
6. 承認待ちの原稿と、返信していない口コミの件数を確かめる
7. 結果を記録表に書き、次回の点検日を決める

祝日や一時的な時間の変更、連続6日までの休診は「特別営業時間」で設定し、7日以上続けて休診する場合は「臨時休業」として扱います。

Googleのヘルプでは、祝日に通常どおり診療する場合も、祝日の営業時間を設定しておくことが勧められています。

投稿は、6か月が経過すると、期間が設定されていなければアーカイブされます。それより前に休診日が過ぎたお知らせは、点検のときに削除します。

出典：Google ビジネス プロフィール ヘルプ「特別営業時間を設定する方法」、Google ビジネス プロフィール ヘルプ「ビジネス プロフィールの投稿を作成、管理する」

結果の分け方と記録表

点検の結果は、次の3つで記録します。分け方は、Googleビジネスプロフィール運用の記事の点検の記録と同じです。

• 一致：表示が基準表や今の医院の状態と同じ。次の作業はなし
• 相違：表示が違う。直す人と期限を決めて直し、患者が見る画面で表示を再確認する
• 未確認：表示されていない、または院内で正しいかを判断できない。確かめる人を決め、違えば相違として直す

記録表は、架空の医院「みどり台歯科クリニック（架空）」を想定した説明用の例で、実在の医院の記録ではありません。基準表の土曜の診療時間は「9:00〜13:00」、休診日は「日曜・祝日」とします。

直した日と、患者が見る画面で表示を確かめた日は分けて記録します。次の点検では、前回に相違や未確認だった項目から確かめます。

滞留と作業時間を振り返る

点検では、掲載情報だけでなく、院内の作業が止まっていないかも確かめます。止まっている作業は、担当者が忙しい時期や交代のときに見落とされやすいためです。

• 承認待ちの原稿：承認者の確認が止まっている原稿がないか。急ぐ休診のお知らせが止まっていれば、担当表の承認者と期限を見直す
• 返信していない口コミ：院内で事実を確かめている途中のものと、報告して審査を待っているものを分けて記録する
• 作業にかかった時間：点検・原稿の作成・確認のそれぞれにかかった時間を書き、続けられない工程を見つける
• 公開後に見つかった誤り：どの掲載先の、どの項目が違ったかを残し、次の点検で先に確かめる

AIや業者が作った原稿を使う場合も、公開前に事実と表現を確かめるのは医院です。

確かめる項目は「説明文・SNS投稿を公開する前の確認項目」、返信の手順は「口コミ返信を院内で確認する手順」の記事で扱っています。

この記事では、表示回数や問い合わせの数を増やす方法は扱いません。振り返りは、正確な情報を保てる作業量になっているかを見るために行います。

AIの回答は掲載先を直したあとに

Google検索セントラルでは、AIによる概要やAIモードに表示されるための追加の要件や、特別な最適化は必要ないとされています。

表示の対象になるには、ページがインデックスに登録され、Google検索でスニペットが表示できる状態で、検索の技術的な要件を満たしている必要があります。

そのため、月1回の点検の中心は、AIの回答ではなく、回答のもとになりうる掲載情報です。AIの回答は、掲載先を直したあとなどに、医院で決めた時期に確かめます。

• 記録のしかた：前回と同じ質問文・サービス・設定で確かめ、回答と引用元を分けて記録する
• 誤りの元：引用元の掲載先を開き、基準表と違えばその掲載先を直す。掲載先が基準表と同じなら直さず、記録して次回に再確認する
• 結果の見方：1回の回答だけで、直った・直っていないを決めない

記録のしかたは「ChatGPTやGoogleのAI回答で、自院の紹介を確かめる方法」、引用元の分け方は「AI回答の引用元を確認し、医院情報の食い違いを見つける」の記事で扱っています。

出典：Google 検索セントラル「AI 機能とウェブサイト」

自院で進める・業者に確認する・保留する

点検で見つかった相違や未確認は、誰が掲載先を管理しているかと、院内で答えが決まっているかで次の行動が変わります。

• 自院で進める：医院がオーナー・管理者になっているGoogleビジネスプロフィールと、医院で更新できる公式サイトの照らし合わせと修正
• 今の業者に確認する：公式サイトの更新やプロフィールの管理を業者に任せている場合。点検の記録表の該当行を渡し、誰が、いつまでに直すかを確かめる
• 保留する：院内で正しい情報がまだ決まっていない項目。推測で直さず、「未確認」のまま記録して、決まってから直す

担当と承認者の決め方は「医院情報の更新を院長・スタッフ・業者で分担するには」、掲載先ごとの直し方は「掲載情報の確認ガイド」の記事で扱っています。