医院情報の更新を院長・スタッフ・業者で分担する。作業・承認・期限・権限の決め方

先に結論：4つを決めて分担する

この記事は、診療時間・休診・診療内容・お知らせなどの医院情報を、院長・スタッフ・制作会社などの業者でどう分担するかを決めたい院長・事務長のためのものです。更新のたびに次の4つが決まっていれば、担当者が忙しい日や交代したときも作業が止まりにくくなります。

1. 作業：誰が原稿を作り、どこを直すか
2. 承認：誰が内容を確かめてから公開するか
3. 期限：いつまでに直し、いつ表示を確かめるか
4. 権限：作業する人が、その掲載先を編集できる権限を持っているか

更新は、期限を決める、作業する人が掲載先の編集権限を確かめる、原稿を作る、承認する人が内容を確かめる、承認を受けてから掲載先を直して公開する、期限までに表示を確かめる、の順に進めます。権限がなければ、オーナーに権限を確かめてから作業します。承認の前に掲載先を直して公開しません。

この記事の担当表は説明用のモデルです。医院の人数、業者との契約、使っている掲載先によって分け方は変わります。法令や契約上の責任の分担を示すものではありません。

更新の種類で承認の重さを分ける

すべての更新に同じ承認を求めると、休診のお知らせのような急ぐ更新が止まります。反対に、診療内容や費用の説明を担当者だけで公開すると、表現の確認が抜けます。更新の種類ごとに、誰の承認が必要かを先に決めておきます。

歯科医院のウェブサイトやSNSでの情報発信は、医療広告の規制に配慮が必要です。厚生労働省は医療広告等ガイドラインを定め、ウェブサイト等の事例解説書も公表しています。診療内容・費用の説明を書き換えるときは、院長が内容を確かめてから公開します。

出典：厚生労働省「医療法における病院等の広告規制について」

担当表のモデル（説明用）

次の表は、院長・事務長・受付の担当者・制作会社がいる医院を想定した説明用のモデルです。実在の医院の体制ではありません。人数が少ない医院では、事務長の欄を院長が兼ねるなど、医院に合わせて変えてください。

表のうち、Googleビジネスプロフィールで必要な役割（オーナー・管理者）と、住所を変えたときのオーナー確認は、Googleのヘルプにもとづいて書いています。それ以外の担当・承認・期限は、説明用に決めた例です。

期限は「月1回」のような点検の日だけでなく、変更が決まった時点で、公開する日から逆算して決めます。診療時間を変える日に間に合わないと、患者が見る情報が古いまま残ります。

出典：Google ビジネス プロフィール ヘルプ「ビジネス プロフィールのオーナーと管理者を管理する」、Google ビジネス プロフィール ヘルプ「ビジネス プロフィールを編集する」

Googleの権限：オーナーと管理者

Googleビジネスプロフィールでは、プロフィールを管理する人にオーナーか管理者の役割を付けます。ヘルプでは、オーナーはプロフィールを完全に管理でき、ユーザーの追加と削除、プロフィールの削除もできるとされています。管理者（旧称「サイト管理者」）はオーナーとほぼ同じ権限を持ちますが、ユーザーの追加と削除、プロフィールの削除はできません。

オーナーは複数設定できますが、メインのオーナーとして設定できるのは1人だけです。メインのオーナー権限を譲渡するには、プロフィールにほかに少なくとも1人のオーナーまたは管理者が必要です。

診療時間の変更や投稿などの日常の更新は、管理者でもできます。業者や受付の担当者には管理者の役割を渡し、ユーザーを追加・削除できるオーナーは院長や事務長など医院の人が持つと、業者との契約が終わったときや担当者が退職したときに、医院で権限を整理できます。

出典：Google ビジネス プロフィール ヘルプ「ビジネス プロフィールのオーナーと管理者を管理する」

業者に任せるときに決めること

公式サイトの更新やGoogleビジネスプロフィールの管理を業者に任せている場合も、承認と権限の整理は医院に残ります。契約や依頼の前に、次のことを確かめておきます。

• 作業の範囲：どの掲載先の、どの項目を業者が直すか。予約システムやSNSなど、範囲に入っていない掲載先は誰が直すか
• 原稿と承認：原稿を医院が出すか業者が作るか。公開前に医院の誰が確認するか
• 期限：依頼してから公開までにかかる日数。急ぎの休診のお知らせに間に合うか
• 権限：Googleビジネスプロフィールで業者に付ける役割がオーナーか管理者か。医院の人がオーナーとして残っているか
• 契約が終わるとき：業者のユーザーを削除する人と、公式サイトの編集を医院で引き継げるか

期限や作業の範囲は契約によって違います。ここに挙げたのは確認する項目で、一般的な日数や料金を示すものではありません。

退職・交代のときの引き継ぎ

Googleビジネスプロフィールの権限が退職した人だけに残っていると、医院で編集できなくなることがあります。担当者が変わるときは、次の順番で引き継ぎます。

1. ビジネス プロフィールの設定から「ユーザーとアクセス権」を開き、オーナー・管理者の一覧を確かめる
2. 後任の人をオーナーまたは管理者として招待する。招待されたユーザーは、承諾した後すぐにアクセスできる
3. 後任の人が操作できることを確かめてから、退職する人のユーザーを削除する（削除はオーナーだけができる）
4. 担当表の作業する人・承認する人を書き換え、変更日を記録する

ヘルプでは、オーナーまたは管理者になった場合、プロフィールの一部の機能を管理できるようになるまで7日ほど待つ必要があるとされています。退職の直前ではなく、余裕をもって後任を追加します。

医院の誰もオーナーになっていない場合は、オーナー権限をリクエストする手続きがあります。リクエストすると、今のオーナーにメールで通知が届き、オーナーは3日以内に返信する必要があります。3日が経過しても返信がない場合は、オーナー申請を選べる場合があります。

出典：Google ビジネス プロフィール ヘルプ「ビジネス プロフィールのオーナーと管理者を管理する」、Google ビジネス プロフィール ヘルプ「ビジネス プロフィールのオーナー権限をリクエストする」

自院で決める・業者に確認する・保留する

担当表を作るときは、医院で決められることと、業者や契約を確かめてから決めることを分けます。

• 自院で決める：更新の種類ごとの承認者、期限の決め方、Googleビジネスプロフィールのオーナーを誰にするか
• 今の業者に確認する：契約で業者が直すことになっている掲載先と項目、業者に付けている役割、依頼から公開までの期間
• 保留する：担当者の採用や業者の変更がまだ決まっていない作業。仮の担当を推測で書かず、決まるまでは今の担当のまま記録する

担当表ができたら、掲載先ごとの照らし合わせ方は掲載情報の確認ガイドで、投稿やお知らせを公開する前の確認項目は、説明文・SNS投稿を公開する前の確認項目の記事で、医療広告ガイドラインの全体像は、医療広告ガイドラインの基本の記事で扱っています。