歯科医院の掲載情報を整えるための確認ガイド。項目・掲載先・修正担当の決め方

先に結論：基準を1つ決め、掲載先と照らし合わせる

このガイドは、歯科医院の院長・事務長が、ネット上に載っている医院情報を院内で確認し、直す順番と担当を決めるためのものです。進め方は4つです。

1. 院内で正しい情報を「基準表」にまとめる
2. 医院情報が載っている掲載先を書き出す
3. 掲載先ごとに、基準表と照らし合わせる
4. 食い違いを直す担当と、次に確認する日を決める

この確認で分かるのは、公開されている掲載情報がそろっているかどうかです。AIの回答で医院がどう紹介されるか、検索で何番目に表示されるかは分かりません。また、医院が管理していない掲載先は、運営者の手続きを通さないと直せない場合があります。

確認する項目：患者が来院前に見る情報から

最初は、間違っていると患者が来院できない、または電話がつながらない項目から確認します。医院名・所在地・電話番号・診療時間・臨時の休診が優先です。

Googleビジネスプロフィールのガイドラインでは、ビジネス名は実際に一貫して使っている名称にし、住所や営業時間などほかの情報を名前に含めないこと、電話番号は各拠点に直接つながる番号にすること、営業時間は対応できる通常の時間を入れることが示されています。

出典：Google ビジネス プロフィール ヘルプ「Google に掲載するビジネス情報のガイドライン」

掲載先の一覧：誰が管理し、どこから直すか

医院情報は、医院が自分で更新できる場所と、運営者に修正を依頼する場所に分かれます。次の表を参考に、自院の情報が載っている掲載先を書き出します。

Googleビジネスプロフィールでは、ビジネス名、住所、営業時間、電話番号、ウェブサイトなどを編集できます。一時的な営業時間の変更や、連続して6日までの休業には特別営業時間を使い、7日以上続けて休業する場合は臨時休業として扱います。

医療情報ネット（ナビイ）は、厚生労働省が運営する全国の医療機関の検索サイトで、歯科診療所も探せます。載っている情報は、医療機能情報提供制度にもとづいて医療機関が都道府県知事に報告したものです。報告の時期や手続きは都道府県ごとに確認します。たとえば神奈川県の案内では、定期報告は毎年1〜2月、変更があったときは随時の報告とされています。

出典：Google ビジネス プロフィール ヘルプ「ビジネス プロフィールを編集する」、Google ビジネス プロフィール ヘルプ「特別営業時間を設定する方法」、厚生労働省「医療機能情報提供制度について」、厚生労働省「医療情報ネット（ナビイ）」、神奈川県「医療機能情報提供制度について（医療機関の皆様向け）」

基準表を作る：どの情報を「正しい」とするか

照らし合わせる前に、院内で正しい情報を1か所にまとめた基準表を作ります。公式サイトを基準にする方法もありますが、公式サイト自体が古いこともあります。院長または事務長が今の運用を確かめて決めた内容を基準表に書き、公式サイトもその基準表と照らし合わせます。

次は説明用の例です。医院名・所在地・電話番号はすべて架空のもので、実在の医院ではありません。

照らし合わせる手順：患者に見える画面で確かめる

管理画面に保存しただけで終わりにせず、患者に見える表示が変わったことを確かめるまでを1回の作業とします。

1. 基準表を、院内で共有できる表計算ファイルなどにまとめる
2. 掲載先の一覧に、URLと管理する人を書き込む
3. 各掲載先を、管理画面ではなく患者が見る画面（検索結果・地図・掲載ページ）で開く
4. 項目ごとに「一致」「相違」「未確認」を記録する。表示されていない項目は「未確認」とし、推測で埋めない
5. 相違があった項目に、直す人と期限を書く
6. 直したあと、もう一度患者が見る画面で確かめ、確認日を残す

修正担当を決める：直す人・確認する人・時期

相違を見つけたら、直す人、内容を確認する人、確認の時期を決めます。次の表は説明用のモデルです。医院の体制に合わせて変えてください。

Googleビジネスプロフィールでは、ユーザーの追加と削除はオーナーだけができ、管理者も情報の編集はできます。担当を決めるときに、オーナーが退職した人だけになっていないかも確かめます。

診療内容の説明を書き換えるときは、院長が内容を確認してから公開します。平成30年の医療法等の改正で、医療機関のウェブサイトも医療広告規制の対象になっています。

出典：Google ビジネス プロフィール ヘルプ「ビジネス プロフィールのオーナーと管理者を管理する」、厚生労働省「医療法における病院等の広告規制について」

自院で直す・業者に確認する・保留するの分かれ目

相違があった項目は、掲載先を誰が管理しているかで次の行動が変わります。

• 自院で直す：公式サイトやGoogleビジネスプロフィールなど、医院が編集できる掲載先で、基準表と食い違っている項目
• 今の業者に確認する：制作会社や予約サービスに更新を任せている掲載先。契約で誰が直すことになっているかを先に確かめる
• 運営者に依頼する：医院が編集できない検索サイト・口コミサイト。修正窓口と、依頼した日を記録する
• 保留する：表示されていない項目や、院内でまだ決まっていない変更。推測で埋めず、決まってから直す

診療時間や表記の相違を見つけたとき

診療時間の相違は、通常の診療時間の違いか、臨時の変更の違いかを分けて確かめます。Googleビジネスプロフィールでは、通常の営業時間と、祝日などの特別営業時間を別々に設定します。臨時の休診を特別営業時間に入れていなければ、その日も通常の診療時間のまま表示されます。

医院名・所在地・電話番号は、書き方の違いと内容の違いを分けて記録します。全角と半角、「1丁目2番3号」と「1-2-3」のような書き方の違いは、基準表と同じ内容を指しているかで判断します。建物名・階数の抜け、移転前の住所、別の電話番号は内容の違いとして直します。

出典：Google ビジネス プロフィール ヘルプ「特別営業時間を設定する方法」